【律所運營管理專題】超級秘書的利器——律師事務所文案處理及痕跡化管理
2017-12-06
［摘要］ 2017年11月4-5日，在天津，金諾律師事務所與上海律谷科技共同發(fā)起了第一期律所運營管理課程，旨在律師事務所行業(yè)中創(chuàng)建一個集管理者思想、管理者行為、管理者創(chuàng)新,管理者渠道為一體的管理者的互動交流平臺。
鑒于上述，從本期開始，我們將陸續(xù)分享第一期課程的老師講課實錄，敬請關注。
今天分享的是金諾律師事務所的秘書張楊《超級秘書的利器——律師事務所文案處理及痕跡化管理》
業(yè)務秘書張楊精煉10年工作經(jīng)驗，為大家分享了金諾超級秘書的兩件利器——律師事務所文案處理及痕跡化管理。
何謂"超級秘書"？
能夠最迅速在客戶，事務所，律師間建立最有效鏈接的隱形后臺服務員。需要有最強吸收力、理解力、分析力、執(zhí)行力，最強的智商和情商。
何謂"律師事務所文案"？
文案，原指放書的桌子，后來指在桌子上寫字的人。在現(xiàn)代，文案來源于廣告行業(yè)，由copy writer翻譯而來。也就是廣告文字撰稿人。而他們撰寫的文稿就叫廣告文案。所謂廣告文案是以語辭進行廣告信息內(nèi)容表現(xiàn)的形式。延伸開來，律師事務所的產(chǎn)品是法律服務，因此我們可以將一切與提供和推廣法律服務相關的文件統(tǒng)稱為律師事務所文案。
律師事務所文案處理的原則：一個宗旨：以客戶為核心，給客戶最佳的閱讀體驗；兩個重點：律師文書專業(yè)性/規(guī)范性 & 客戶閱讀習慣，兩者如何平衡？
律所文案按照客戶（受眾）類型可分為：國企類、私企類、外企類、同行類；按照用途可分為：商務類、業(yè)務類、研發(fā)類。
商務類
投標書、法律服務方案、法律服務協(xié)議等文件的制作。以法律服務方案的制作為例，我們可以這樣做：
第一步：上客戶官網(wǎng)，觀察網(wǎng)站的配色，了解客戶的行業(yè)特性，綜合客戶類型確定法律服務方案的設計配色；
第二步：設計封面、目錄、頁眉頁腳；
第三步：用插入分隔符的方式對律師提供的文本進行版塊劃分（事務所簡介/榮譽、服務內(nèi)容、團隊介紹、服務承諾、收費標準），視情況調(diào)整順序。是否要加照片/具體簡歷等。通篇快速瀏覽，補充遺漏信息，修正錯別字，重點檢查時間、年份、金額等重要信息是否正確；
第四步：通篇排版：設置字體、字號、頁邊距、行距、段前段后、對齊方式…最后個別調(diào)整；
第五步：針對版式檢查：檢查頁碼、縮小比例檢查整體排版；
第六步：轉(zhuǎn)成PDF文件，將WORD和PDF文件一起E-mail給負責律師審閱，如無需修改，律師可將PDF版直接發(fā)給客戶；如需修改內(nèi)容，建議律師在WORD版改完后轉(zhuǎn)成PDF文件發(fā)給客戶，好處：1、PDF閱讀體驗更佳；2、避免因軟件版本或終端不同使得文件格式發(fā)生錯亂。避免因客戶的誤操作改動文件。
業(yè)務類
律師函、法律意見書、盡職調(diào)查報告等文件的制作。以盡職調(diào)查報告的制作為例，文案要求是：主題明確、條理清晰、格式規(guī)整。由于其篇幅較長、層次分明的特點，在編輯排版時"項目符號"和"自動生成目錄"的使用尤為重要。
研發(fā)類
培訓課件、媒體推送文案等文件的制作。以培訓課件為例，制作幻燈片所使用到的工具有KEYNOTE/ PPT/WPS，課件的設計需要考慮：
1、 受眾群體：客戶？同行？其他？
2、 使用場合：公開演講？書面閱讀？自動播放？公開演講的字體小于24號可能就有觀眾看不清楚；但書面閱讀的字體放到12號都沒關系，而展臺上自動播放的PPT最好做成申奧宣傳片那樣酷；
3、 文字OR圖片？
具體的做法我曾分享過一個專題：《七步打造工作型PPT》，其中想強調(diào)一下六項設計原則（對齊、分離、留白、降噪、重復、對比），掌握這六個原則，可以讓你的版面看上去很專業(yè)，如果恰巧你有設計方面的天賦，美感又特別強，又何愁做不出好作品呢？
如果你問我為何要在文案工作中下這么多工夫，精益求精，我的回答是：金諾，不僅僅是一家律師事務所，更是一個品牌。給我們的產(chǎn)品，也就是專業(yè)法律服務以精美的包裝，給客戶一種私人訂制的感受，這是我們所追求的，同時在不斷強化品牌風格的過程中，得到客戶的欣賞與認可，那我們還擔心收費上不去么？
文案處理只是秘書工作的一小部分，我們還有其它業(yè)務及行政工作，同時事務所有規(guī)范的管理體制，如何在秘書的工作量與事務所的規(guī)范性管理之間取得平衡？這就需要用到另一個利器——痕跡化管理。
痕跡化管理，是在各種管理工作過程中，從時間和管理內(nèi)容方面，不留間隙或空白、死角的縝密的工作記錄。
就好比在一個事件的每一個節(jié)點上按一顆圖釘，最后連起來就是一個完整的事件還原，痕跡化管理最大的優(yōu)點就是通過查證保留下來的文字、圖片、實物、電子檔案等資料，可以有效復原已經(jīng)發(fā)生了的事件。可供日后查證。
痕跡化管理的意義：取得最高的工作效率；
痕跡化管理的核心：在事務所管理的規(guī)范性與秘書工作量之間取得平衡，痕跡化管理實施；
以金諾案件管理流程中的合同和發(fā)票管理為例，每個節(jié)點都有記錄，有效的規(guī)避風險，方便回查，提高工作的時效性和準確性。
小編總結(jié)
技巧是服務于形式的，形式是服務于內(nèi)容的，內(nèi)容是服務于主題的，主題是服務于觀眾的。
So，想讓文案成為有效溝通的利器嗎？
歡迎約課！
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